急ぎの回答やアクションが欲しいときに、催促をしないといけないケースがあります。
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こちらの急いでいることを上手く伝えて、早めに対応してもらうには
どんなメールの文章が効果的なのでしょう。

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ビジネスでの催促メールの書き方は?

仕事上で、相手に催促をするというのは、なかなか気を使うことです。

相手が上司であったり、得意先であったりすると、なおさらです。

ダイレクトに言っていいものかと、悩むと思います。

ひとつ間違えば、相手を不快にさせてしまったり、わずらわしいと思われてしまうかも?

と思うと、なかなかメールの作成が進みません。

こちらの必要性を伝えて、急いで対応してもらうには、どうしたらいいでしょう。

メールの文章の組み立てとしては、以下のような流れが良いでしょう。

1.挨拶

「いつもお世話になっております」というような挨拶。

2.前ふりの部分

本題に入る前の、前ふりの部分です。

「先日はXXしてくださり、ありがとうございました。」

と、本題に関しての、お礼や労いの言葉がまずあると良いでしょう。

3.催促文

本題の催促文です。何をいつまでにして欲しいのか、明確に書きます。

4.催促の理由

理由を書くことで、相手も納得し、重い腰も動くかもしれません。

5.気遣い

「お忙しいところ、恐れ入ります」という、気遣いの言葉を入れます。

「もしかすると送っていただいたのに、受信できていないかもしれない」

というような、逃げ道を作ってあげるのも、気遣いです。

 

相手の立場を考慮しつつも、自分の催促もしっかり伝えます。

文章は、丁寧で、へりくだった文調を心がけます。

決して、相手に対応が遅いと責めているような、印象を与えてはいけません。

相手を不愉快にさせずに意図を的確に伝えるコツは?

メールというのは、相手の顔が見えないために、文章ひとつで印象も変ってきます。

ですが、言葉の選び方ひとつで、相手をほっとさせたり、元気にさせたりすることもできます。

催促の場合は、こちらからの一方的な見方だけではなく

「もしかして、相手が勘違いしてたり、うまく伝達されてないのではないか?」

ということも、念頭に置いて、メールを書いてみましょう。

そのほうが、押し付けがましい一方的な印象が軽減されます。

相手も気持ちよく対応してくれるでしょう。

ただし、あまりにもへり下りすぎたメールを送ると、逆に相手が恐縮してしまいます。

別の意味で、相手の気を使わせてしまうことになります。

普段やりとりをしているメールと、あまりにも違ったメールになってしまわないように
気をつけましょう。

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