メールを送った後、相手からの返信が遅いとイライラするものです。

スマホで読む男性
催促したり、再送したりしても、嫌味にならないのか、難しいところです。

もしかすると、こちらの書きかたが悪くて、返信がすぐにできないということもあるかもしれません。

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メールの返信が遅い理由は?

相手からのメール返信がなかなか来ないのは、相手が忙しいという以外、書きかたに原因があるのかもしれません。

ちょっとした気遣いで、相手に手間を取らせない、わかり易くて返信のしやすいメールになります。

相手に手間を取らせないメールというのは、どんなものでしょう?

まず、文章が長く、要点がまとまっていない、だらだらしたメールは一体何を返信するべきなのか、相手を考えさせてしまいます。

返信しやすいように、質問を簡潔にまとめましょう。

できれば質問事項を箇条書きにすると、良いでしょう。

ただ、質問事項もいくつも詰め込んでしまうと、調べる時間もかかりますし、そのうちに面倒になって、後回しにされてしまう可能性も高いです。

質問事項は、大切なものに絞ってまとめましょう。

また、何通にもわけてメールを送るのも、相手に面倒だと思われてしまいます。

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メールを読んで返信してもらうようにできる工夫とは?

件名を工夫する

件名の書きかたも、工夫することで相手の目に留まりやすくなります。

件名の書きかたが曖昧で、内容を表していないものだと、日に何件もメールを受信している人は、そのまま忘れてしまうかもしれません。

仕事で急ぎの用件の時は【至急】【要返信】等も入れるといいでしょう。

更に差出人の名前、用件も入れると一目でわかります。

件名:鈴木です。30日の送別会の会費の件【至急】といった感じになります。

文章は長くしすぎず、質問は箇条書きにする

適当に行間を挟み、読みやすくしましょう。

早めに返信が欲しい場合は、「できましたらX日頃までに一度お返事いただけると助かります。」と明確に書くことも有効です。

 

メールの返信を上手に催促する方法は?

メールの返信がなかなか来ない場合、催促しても良いものでしょうか。

万が一届いていないという場合もありますし、相手が見落としているということもあります。

ですので、催促したことにより、気づいてもらえることもあると思います。

1日か2日後に、一度「届いていますか?」と問い合わせてみましょう。

「届いているか分からないので、念のために再送します」等と書くと、丁寧ですし、相手に負担をかけない気遣いになります。

あくまでも「まだですか?」「早めにしてください」と、相手の都合を無視したきつい書きかたは、控えるようにしましょう。

「お忙しいでしょうが・・・」「状況はいかがでしょうか?」といった心遣いを感じる書きかたで、上手に催促をしましょう。

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